秘书沟通中的语言艺术论
关于秘书的语言艺术，学界已有一定研究。笔者以“语言艺术”为主题并含“秘书”为关键词在中国知网上进行精确检索（检索时间为2020年7月11日），共得到9条结果，全为期刊论文。可见，有关秘书语言艺术的成果不仅数量少，而且多是探讨秘书的口头语言艺术，缺乏研究的全面性和系统性。为此，笔者根据秘书工作的实际情况，构筑秘书的语言体系，并针对不同的秘书语言探讨其实际运用中存在的问题及艺术性运用的方法。
一、秘书语言的体系及沟通中存在的问题
沟通能力是秘书的重要核心能力之一。良好高效的沟通在很大程度上取决于秘书运用语言的艺术。以往我们较多关注的是沟通中的书面语言和口头语言，但表情、体态、服饰等（笔者将这些传统的所谓非语言纳入到秘书语言体系之中）如果运用行当，也能在沟通中起到较好的效果。
全面系统考察秘书工作中的语言运用情况，秘书的语言可分为有声语言和无声语言两大类。有声语言即口头语言，而无声语言则包括书面语言、表情语言、服饰语言、体态语言。秘书工作中离不开有声语言和无声语言的运用，许多秘书工作中出现的问题大都与语言沟通不当有关。
秘书书面语言的运用主要体现在各种应用文的写作中。在书面沟通中最容易出现的问题，表现为应用文文种混淆、用词不当、语句杂糅等。现在许多年轻秘书多是高等院校相关专业（秘书学、汉语言文学、行政管理等）毕业，尽管接受过一定的应用文写作训练，但由于精通应用文写作的专业师资短缺，多是其他专业的兼任教师，自身往往缺乏应用文写作的实践经验，同时学生的学习又与实践脱节，造成他们在进行应用文写作时半生不熟，问题多多，很难做到逻辑清晰、要素齐全、简洁达意。
秘书口头语言可以反映秘书的情商、应变能力等修养。目前，秘书在工作中普遍存在着“不说”或“多说”的问题。“不说”指秘书在工作中缺乏主观能动性和积极性，信奉“沉默是金”，这类秘书看似谨慎小心，实则过于被动。“多说”的秘书则过于主动，不分场合，说话过多，忘了自己的辅助者身份。此外，秘书口头语言的运用还与心理素质有关，如有的秘书因自身工作经验不足，在汇报工作时较为胆怯，不仅说话音量小，目无表情，显得呆板，而且极易出现逻辑不清、要点散乱的现象；有的秘书在遇到突发情况时容易惊慌失措，不能很好地用言语稳定场面。
秘书部门是一个组织的窗口和门面，因而要求秘书具有良好的形象，而秘书的表情语言、服饰语言、体态语言则是秘书形象的外在表现。
秘书表情语言在不同场合的恰当运用，不仅能够传达一定的信息，而且在沟通中能起到良好的效果。如说话时注视对方的眼睛以示尊重；在与对方交流时，微笑着倾听，耐心地解答。如此，能使双方的沟通处在一个愉悦的环境之中。但在实际工作中，有的秘书易受不良情绪控制，将之带入人际沟通中，造成沟通障碍；有的秘书由于心理素质差，汇报工作或和领导说话时总是习惯看向地板或天花板。表情语言在沟通中的重要性看似不及口头语言，实则起着十分重要的作用。文稿铺网（WENGAOPU.COM）收集整理
服饰语言和体态语言看似与秘书的具体业务工作关联不大，却能成为秘书的“加分项”。一个穿着优雅、体态端庄的秘书不仅容易得到领导的赏识，而且在人际沟通中更容易获得对方的信任。因而秘书要具备基本的服饰语言艺术，知晓不同场合的不同着装要求，穿着大方得体；同时要有较强的体态意识，注意自身的体态语言。如有的年轻秘书缺乏对“站、立、行”等体姿的了解，在工作时含胸驼背，走路习惯发出异响，在领导面前着装不正、体态不端，显得形象不佳。
二、秘书沟通中语言艺术的运用
秘书在沟通中需要使用不同的语言或多种语言结合使用。因此，根据不同秘书语言的特点，掌握秘书语言的运用艺术，是正确使用秘书语言的关键。
（一）秘书有声语言运用艺术
秘书传达领导意图，汇报工作、提出意见建议以及接待来访等，都要大量使用口头语言进行沟通，因而口头语言在秘书工作中运用比例最高。秘书口头语言运用场景众多，极其讲究灵活性、原则性、逻辑性与多样性。灵活性要求秘书能够在不同的语境下灵活应变，适时发言。原则性要求秘书注意口头语言使用的“度”，不应逾越自身的职业角色。逻辑性则要求秘书的口头语言具有条理性，这是秘书专业素养的重要体现。多样性其实是灵活性的一个前提，因为秘书口头语言的风格多种多样，或庄重典雅，或意味深长，或风趣幽默，可以在不同场景针对不同对象灵活切换相应的口头语言，并充分体现口头语言的情感性，注意说话时的音量大小、声调高低、语速快慢等因素，追求口头语言最佳的表达效果。
