写函,就是写信吗
函原指信的封套。古代的信装在木匣里邮递,这匣就叫函。后来就称信件为函。古代的信件,往往叫书,不叫信,也不叫函,如司马迁《报任安书》、王安石《答司马谏议书》等。
公文的函,是从古代信件演变过来的。在当代,集体单位之间的公对公信件,就是函。这个集体单位之间是平行关系,或没有隶属关系,不是上下级关系。但有事情要告知,要询问,要请求支持,甚至还有审批的,这样就要有公文来往,函就产生了。因此,写函,从某种意义上讲,就是写信,就是体现着古代公务员的文人情怀。但公文的函,有一定的要求和格式,不能如写信那样,可以随意。
那么什么是复函呢?你给我函,我要回复你,相当于写复信,表达或知道,或同意,或批准,或支持,或感谢,那就是复函。例:《××市人民政府办公室关于临时工、合同工能否处罚致某单位的复函》。
(一)
公文的函,从广义来说,可分两大类,即公函和便函。
但按内容,则可细分为以下几种:一是商洽事宜函,例:《某公司致某大学关于建立全面协作关系的函》;二是通知事宜函,例:《某公司关于建筑质量致某局的函》;三是征求意见函,例:《某局关于征求《提高建筑质量管理办法》意见的函》;四是请求批准函,例:《某企业致某局要求批准参与土地出让的函》(这种函的性质就如同请示)。
(二)
公文的函,是有格式的。大家特别要掌握正文的格式。正文由引言、主体、结尾、结语等部分组成。
1、引言。写发函的缘由。交代发函的目的、根据、原因等内容,然后用“现将有关问题说明如下:”等过渡语转入下文。
2、主体。这是函的核心内容部分,主要说明致函事项。函的事项部分内容单一,一函一事,行文要直陈其事。无论是商洽工作,询问和答复问题,还是向有关主管部门请求批准事项等,都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。
3、结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见或请主管部门批准等。
4、结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项,选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”等。有的函也可以不用结束语,如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。
复函的正文:也由引言、主体、结尾、结语等部分组成。
1、引言。一般首先引叙来文的标题、发文字号,然后再交代根据,以说明发文的缘由。最后用“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。
2、主体。这是复函的核心内容部分,注意答复事项的针对性和明确性。