公文用语具有较强的政治性、政策性、指导性和实用性，因此公文的语言必须简明扼要，切忌长篇大论。同时，也要注意不要由于片面追求简练，而使文义不能得到完整、准确的表达。
那么，怎样才能做到行文的简明呢？我们可以从以下几个主要方面入手：
（一）开门见山，直陈其事，不要兜圈子
撰写公文，不必像文学作品那样，还需要做个铺垫或者设置谜题，引人入胜，我们只需开门见山，直截了当写明公文的主要内容即可。
例如：“《实施意见》的出台，是落实省委省政府工作要求、营造“政策最优、成本最低、服务最好、办事最快”环境的必然要求。《实施意见》的出台，就是通过建立健全保护企业家合法权益、激发优秀企业家精神的政策体系，给企业家吃下定心丸、注入强心剂，让企业家轻装上阵、放手发展。”
这种写法就开宗明义直截了当地点出《实施意见》的重要作用及意义价值。
（二）使用规范化简称
凡不是人人周知或只在特定领域、特定人群中使用的简称，首次出现的时候要全称，以后再出现就可以用简称。
例如：“加州”是“加利福尼亚州”的简称，首次出现就需要用全称，“加利福尼亚州（下称加州）”。另外，使用简称要使用约定俗成的规范用法，例如中纪委、中组部等。
（三）多用陈述句、祈使句
公文是实用性极强的文体，为了直接说明情况、提出要求，这就需要在公文中常采用陈述句和祈使句，因为这两种句式能增强语言的表意功能，并且使人一看就明白，做到了文字简洁明白，干净利落。
例如：当撰写报告、交代问题时，尽量使用陈述句，将问题表达清晰；当布置任务，传达精神的时候，应尽量使用祈使句，动词开头，说明具体怎么做。
换句话说，上行文应尽量使用陈述句，下行文尽量使用祈使句。而对于描写的句子，带有个人感情的疑问句或感叹句应该尽量少用或不用。
（四）围绕主题，删繁就简
公文的实用性要求公文语体要讲求效率，力争做到“益一字则文赘，损一字则意阙”的境界。
同时，由于公文主旨和观点的需要及文种的不同要求，材料应详略得当。否则让人感到内容拉杂，不得要领，反而掩盖主旨。
例如：写“请示”常常容易犯的一个错误是把“请示”的缘由写得过于具体、繁杂，使具体“请示的事项”反而不突出。有的人甚至认为“请示的缘由”写清了，“请示的事项”不用写自然就明白了，这也是一个误区。
“请示”最核心的就是把“请示的事项”写得具体、明白。
（五）精炼词语，句子成分共用
